Trong những năm gần đây, nhu cầu tổ chức sự kiện tại Nghệ An đang ngày càng gia tăng, đặc biệt là xu hướng lựa chọn không gian ngoài trời để mang đến trải nghiệm gần gũi với thiên nhiên, tạo cảm giác thoải mái và ấn tượng hơn cho người tham dự. Những buổi tiệc, lễ hội, hội thảo, khai trương hay chương trình giải trí ngoài trời luôn thu hút sự chú ý nếu được tổ chức chuyên nghiệp.
Vậy làm thế nào để xây dựng một chương trình sự kiện ngoài trời vừa ấn tượng vừa đáp ứng được mục tiêu truyền thông? GOS Event – công ty tổ chức sự kiện tại Nghệ An sẽ chia sẻ đến bạn tất cả những kinh nghiệm và lưu ý quan trọng nhất.
1. Địa điểm – Yếu tố đầu tiên cần cân nhắc
Một sự kiện ngoài trời thành công bắt đầu từ việc chọn địa điểm phù hợp. Không gian không chỉ cần rộng rãi, thoáng đãng mà còn phải tương thích với nội dung sự kiện. GOS Event – đơn vị tổ chức sự kiện tại Nghệ An chuyên tư vấn những không gian đáp ứng các tiêu chí sau:
- Gần trung tâm, giao thông thuận lợi
- Có cảnh quan đẹp, tạo bối cảnh thẩm mỹ cho chương trình
- Đủ diện tích theo số lượng khách mời
- Đảm bảo an toàn và có bãi đỗ xe tiện nghi
- Có thể hỗ trợ thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời
2. Thiết kế concept – tạo điểm nhấn khác biệt
Một sự kiện ngoài trời tại Nghệ An không thể thiếu phần trang trí sáng tạo và truyền tải thông điệp rõ ràng. Ý tưởng chủ đề phải được lên kế hoạch thống nhất với màu sắc, phông nền, vật phẩm trang trí, bảng tên, banner, standee,… tạo nên một tổng thể nổi bật và ấn tượng.
GOS Event đặc biệt chú trọng yếu tố thiết kế không gian để tránh “loãng” giữa không gian mở. Các giải pháp như dựng cổng chào, bố trí cụm pano, phân vùng sự kiện bằng chữ A hoặc khung dựng cũng được áp dụng nhằm giới hạn khu vực, kiểm soát khách ra vào hiệu quả.
3. Chuẩn bị kịch bản rủi ro thời tiết
Sự kiện ngoài trời luôn tiềm ẩn rủi ro về thời tiết. Chính vì vậy, GOS Event – công ty tổ chức sự kiện tại Nghệ An luôn xây dựng kế hoạch dự phòng:
- Dự trù lều bạt, dù che, ô lớn
- Kiểm tra gió, bố trí âm thanh ánh sáng hợp lý tránh hỏng hóc
- Dự trữ bàn ghế, thiết bị phụ trợ phòng trường hợp tăng số lượng khách
Khả năng xử lý linh hoạt trước mọi tình huống là điểm mạnh giúp GOS Event ghi dấu ấn trong lòng đối tác và khách hàng tại Nghệ An.
4. Dịch vụ ăn uống chuyên nghiệp
Nếu địa điểm tổ chức sự kiện là khu du lịch hay resort, việc phục vụ tiệc sẽ đơn giản hơn nhờ sự hỗ trợ từ nhà hàng nội khu. Tuy nhiên, với các địa điểm độc lập như công viên, sân vận động, doanh nghiệp phải tự thuê đơn vị cung cấp ẩm thực chuyên nghiệp.
GOS Event có mạng lưới nhà cung cấp uy tín tại Nghệ An, đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm, phục vụ chu đáo và đúng giờ. Chúng tôi hỗ trợ bạn xây dựng thực đơn phù hợp với từng đối tượng khách hàng.
5. Vệ sinh môi trường và tiện ích đi kèm
Sự kiện ngoài trời dễ phát sinh rác thải do không gian mở và khó kiểm soát hành vi người tham dự. Do đó, cần:
- Bố trí nhiều thùng rác có nắp tại các điểm tập trung
- Sử dụng bảng thông báo hoặc phát loa nhắc nhở ý thức giữ gìn vệ sinh
- Thuê đội ngũ vệ sinh túc trực trong toàn thời gian diễn ra chương trình
Đặc biệt, nhà vệ sinh lưu động cũng là hạng mục cần chuẩn bị kỹ lưỡng nếu địa điểm không có sẵn cơ sở vật chất.
6. An ninh – yếu tố không thể xem nhẹ
An toàn cho người tham dự luôn là ưu tiên hàng đầu. Với các sự kiện lớn, mở cửa tự do, không thể thiếu đội ngũ bảo vệ chuyên nghiệp để:
- Kiểm soát ra vào
- Giữ gìn trật tự trong khu vực diễn ra sự kiện
- Ứng phó kịp thời khi xảy ra sự cố bất ngờ
GOS Event – đơn vị tổ chức sự kiện tại Nghệ An luôn bố trí nhân sự an ninh phù hợp với từng quy mô sự kiện, kết hợp cùng lực lượng hỗ trợ địa phương khi cần thiết.
Tổ chức sự kiện ngoài trời tại Nghệ An – Hãy để GOS Event đồng hành
Tổ chức một sự kiện ngoài trời không đơn giản là dựng sân khấu và mời khách. Nó là một quá trình chuyên nghiệp, từ khảo sát địa điểm, lên ý tưởng, triển khai hậu cần đến điều phối an ninh – truyền thông.
Với kinh nghiệm nhiều năm là công ty tổ chức sự kiện tại Nghệ An, GOS Event tự tin mang đến cho bạn một chương trình ấn tượng, chỉn chu và an toàn tuyệt đối.
Bài viết liên quan: