Tự tổ chức sự kiện có thể là một giải pháp tiết kiệm chi phí, tuy nhiên lại ẩn chứa nhiều rủi ro khi thiếu kinh nghiệm thực tế. Đặc biệt với các doanh nghiệp tại Nghệ An, việc không thuê một công ty tổ chức sự kiện tại Nghệ An uy tín có thể khiến chương trình gặp sự cố, ảnh hưởng đến hình ảnh và hiệu quả truyền thông. Trong bài viết này, GOS Event – đơn vị tổ chức sự kiện tại Nghệ An chuyên nghiệp – sẽ chia sẻ 10 sai lầm phổ biến khi tự thực hiện sự kiện và cách khắc phục.
1. Tư duy đơn giản hóa công việc tổ chức sự kiện
Rất nhiều người cho rằng tổ chức sự kiện chỉ cần dựng sân khấu, lắp âm thanh ánh sáng và điều phối chương trình. Tuy nhiên, sự kiện là một chuỗi quy trình phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận. Một sự kiện chỉn chu là sản phẩm của quá trình chuẩn bị bài bản từ lên ý tưởng, lập kế hoạch, logistics cho đến vận hành thực tế.
Cách khắc phục: Luôn xác định tổ chức sự kiện là một công việc nghiêm túc. Nếu chưa đủ kinh nghiệm, hãy tìm đến đơn vị tổ chức sự kiện tại Nghệ An có chuyên môn để hỗ trợ từ bước đầu.
2. Ý tưởng lối mòn, thiếu sáng tạo
Việc thiếu trải nghiệm dẫn đến việc lặp lại các ý tưởng cũ, không tạo được dấu ấn riêng cho sự kiện. Điều này dễ khiến khách tham dự cảm thấy nhàm chán.
Cách khắc phục: Thường xuyên cập nhật xu hướng mới, tham khảo các sự kiện trong nước và quốc tế. Hoặc hợp tác với một công ty tổ chức sự kiện tại Nghệ An để có đội ngũ sáng tạo giàu ý tưởng.
3. Phát sinh hạng mục ngoài kế hoạch
Những chi tiết tưởng chừng nhỏ như màu khăn trải bàn, chiều cao bục phát biểu hay quy chuẩn điện lưới tại địa điểm tổ chức có thể trở thành vấn đề lớn nếu không được chuẩn bị kỹ.
Cách khắc phục: Lập checklist chi tiết đến từng hạng mục nhỏ, cập nhật thường xuyên trong quá trình triển khai.
4. Logistic kém, vận hành bị động
Thiếu kho lưu trữ, chỗ nghỉ cho ekip, phương án vận chuyển thiết bị… là những lỗi logistic dễ gặp khiến toàn bộ sự kiện bị xáo trộn.
Cách khắc phục: Lập kế hoạch hậu cần rõ ràng, phân công người phụ trách từng hạng mục. Tổ chức sự kiện tại Nghệ An chuyên nghiệp sẽ luôn có sẵn đội ngũ logistic hỗ trợ bạn trọn gói.
5. Vượt ngân sách do tính toán thiếu chính xác
Chi phí phát sinh thường đến từ việc không khảo sát giá thị trường kỹ lưỡng, hoặc do lựa chọn sai nhà cung cấp.
Cách khắc phục: Tham khảo báo giá từ nhiều đơn vị, đặc biệt là các đơn vị tổ chức sự kiện tại Nghệ An có kinh nghiệm để được tư vấn ngân sách hợp lý.
6. Sản phẩm sự kiện kém chất lượng
Backdrop nhăn nheo, treo logo không đúng quy cách, ánh sáng mờ nhạt… là những lỗi kỹ thuật phổ biến khi không có kinh nghiệm giám sát sản xuất.
Cách khắc phục: Chọn nhà cung cấp uy tín hoặc để công ty tổ chức sự kiện tại Nghệ An hỗ trợ kiểm soát sản xuất chuyên nghiệp.
7. Trễ thời gian do thiếu kiểm soát tiến độ
Nhiều sự kiện vẫn đang dựng sân khấu khi khách đã đến, ảnh hưởng đến trải nghiệm và uy tín thương hiệu.
Cách khắc phục: Lập timeline rõ ràng, theo dõi tiến độ từng hạng mục sát sao. Yêu cầu nhà thầu cam kết thời gian hoàn thiện.
8. Nhân sự thiếu tổ chức
Giao việc không rõ ràng, thiếu người phụ trách các vị trí quan trọng như an ninh, hậu cần, sân khấu… khiến sự kiện lộn xộn.
Cách khắc phục: Lập sơ đồ nhân sự chi tiết, phân công rõ nhiệm vụ và đầu mối liên hệ cho từng khu vực.
9. Lỗi vận hành kịch bản
Một sai số nhỏ trong thời lượng bài hát hay tiết mục có thể làm lệch toàn bộ chương trình.
Cách khắc phục: Viết kịch bản chi tiết, rehearsal kỹ lưỡng. Nếu chưa có kinh nghiệm vận hành, bạn nên thuê đơn vị tổ chức sự kiện tại Nghệ An để đảm bảo chương trình diễn ra trơn tru.
10. Không đo lường hiệu quả sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, việc không đánh giá hiệu quả sẽ khiến bạn không biết được thành công đến đâu và cần cải thiện gì ở lần sau.
Cách khắc phục: Xây dựng mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu và có công cụ đo lường phù hợp (survey khách mời, tương tác mạng xã hội, media coverage…).
GOS Event – Công ty tổ chức sự kiện tại Nghệ An chuyên nghiệp
Tự tổ chức sự kiện không sai, nhưng nếu bạn muốn sự kiện của mình chỉn chu, sáng tạo và thành công đúng nghĩa, đừng ngần ngại liên hệ GOS Event – công ty tổ chức sự kiện tại Nghệ An được tin tưởng bởi nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trong khu vực.
Bài viết liên quan: